Fluxos de Trabalho com o Sistema de Coleta de Dados

Como eliminar formulários de papel e melhorar processos utilizando fluxos de trabalho no sistema de coleta de dados.

OPTMAX · 13 de Julho de 2020

Fluxos de Trabalho com o Sistema de Coleta da Dados

Um problema recorrente em empresas, de diferentes setores e tamanhos, é coletar informações durante os processos de trabalho de forma eficiente. Esses processos podem ocorrer internamente, como em fábricas, galpões ou escritórios, ou em ambientes externos como, por exemplo, nas instalações do cliente para a execução de uma ordem de serviço. A coleta de dados é feita normalmente usando formulários de papel, o que é um problema em vários aspectos como:

  • Alto volume de erros no preenchimento, já que não existem validações do que é escrito;
  • Trabalho extra para digitação das informações em sistemas e planilhas; e,
  • Tempo elevado (normalmente dias ou até semanas em alguns casos) entre o preenchimento e a informação estar disponível para uso.

Esses e outros problemas são resolvidos com a utilização do Sistema de Coleta de Dados. Neste artigo, apresentaremos uma nova funcionalidade do sistema que permite montar fluxos de trabalho para otimizar processos, gerando economia e melhorando a qualidade das informações.

Fluxos de Trabalho

Fluxos de trabalho permitem que a informação flua em um processo definido para garantir a obtenção correta de informações, onde todos os participantes possam contribuir gerando dados de qualidade durante a sua execução.

Vamos usar como exemplo um processo muito comum em empresas: o registro de não conformidades durante um processo de melhoria contínua. Uma não conformidade acontece quando alguma etapa do processo está em desacordo com algum requisito esperado. A análise desses registros permite o planejamento de ações para a identificação e correção do problema.

Através do Sistema de Coleta de Dados é possível construir um fluxo para o registro dessas informações. A Figura abaixo apresenta um possível fluxo para o processo de não conformidades.

Os colaborados envolvidos com a operação, ao identificar uma não conformidade, fazem o seu registro no seu próprio aparelho celular, podendo usar fotos, áudio ou até a localização GPS. Ao sincronizar a informação, os dados são disponibilizados para a área de gestão com todos os dados necessários para análise.

A área de gestão inclui as informações sobre a ação que deve ser tomada para a correção da não conformidade e do processo.

A equipe de operação recebe o retorno da área de gestão e pode aplicar imediatamente a solução proposta.

Por fim, a área de operação informa à área de gestão sobre a execução da ação planejada e a área de gestão pode, enfim, validar o resultado final.

Todas as informações coletadas nesse fluxo ficam disponíveis para serem consultadas através de relatórios, análises gráficas e mapas. Isso torna a gestão transparente e auditável.

Conclusão

Fluxos de trabalho no SiCoDa permitem automatizar processos, melhorando a gestão e fluxo das informações.

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